Hemos entrado en la segunda mitad de un año que se presenta con grandes desafíos como viene ocurriendo en el último tiempo, los cambios se aceleran y nuestro mundo se vuelve cada vez más complejo e incierto.

Esto naturalmente nos afecta, así como los cambios se aceleran también nosotros nos aceleramos buscando adaptarnos y poder responder a todos los desafíos que se nos presentan diariamente. A este ritmo acelerado es frecuente que las demandas del entorno ya sea que se traten de cuestiones personales, profesionales o laborales excedan nuestra capacidad de respuesta e incluso hagan explotar nuestras agendas. Es precisamente allí cuando tenemos la sensación de que perdemos el control, cuando las urgencias recurrentes y las demandas del entorno parece que se apoderan de nuestro tiempo y terminando gobernando nuestra vida.

En estos momentos, cuando nos vemos desbordados o cuando hemos terminado la jornada de un día acelerado y repleto de tareas es común que nos preguntemos: ¿Cómo puedo lograr organizarme ante tantas cosas por hacer? ¿Cómo poder administrar mejor mi agenda y mis tiempos?

Entonces buscamos soluciones que den respuesta a estas preguntas y que nos permitan organizarnos para poder gestionar mejor nuestro tiempo y equilibrar nuestra vida.

A veces lo hacemos en forma efectiva y utilizamos herramientas como por ejemplo una agenda digital. Otras veces las acciones que llevamos a cabo son menos efectivas, por ejemplo cuando cancelamos alguna reunión o actividad que consideramos de poca relevancia o dejamos correos y mensajes sin responder porque no nos parecen tan importantes.

Incluso podemos aplicar el famoso método de la administración del tiempo que nos dice que aquello que es realmente urgente hay que hacerlo inmediatamente, pero que en realidad mucho de lo que consideramos urgente no lo es por lo que debemos prestar atención a ello. También identificar que es importante pero no es urgente para asignarle un momento determinado en nuestra agenda y delegar tareas que no sean importantes pero que igualmente necesitamos hacer, como acciones de rutina en el trabajo. Y por ultimo identificar que actividades necesitamos dejar de hacer ya que simplemente nos quitan tiempo sin aportar ningún valor, por lo que no son en absoluto necesarias.

Ahora bien, en la actualidad la gran mayoría de las personas ya conoce muy bien este método, reconocen que actividades son urgentes o importantes y cuales no lo son. Sin embargo no logran poder organizarse mejor ni dominar su agenda y sus tiempos. ¿Por qué ocurre esto?

Lo primero que necesitamos darnos cuenta es que todo método administrativo es una herramienta que podemos aplicar racionalmente. La cuestión radica en que toda herramienta requiere de alguien que la use y la diferencia siempre está en quien la usa y no en la herramienta en sí misma. Los seres humanos no somos seres racionales que podemos simplemente aplicar un método o administrar recursos, no es la razón la que gobierna nuestra vida y nuestras acciones sino la emoción.

El Dr. Daniel López Rosetti lo expresa de forma brillante cuando dice: “No somos seres racionales, somos seres emocionales que razonan.”

Por su parte el Dr. Humberto Maturana lo expresa de la siguiente manera: “Somos seres emocionales que además podemos reflexionar, es la emoción la que determinará cómo actuaremos y distintas emociones nos conducirán por distintos caminos en nuestra vida.”

Aquí es donde llegamos a la respuesta de porque no logramos organizarnos y gestionar mejor nuestro tiempo aun cuando utilizamos agendas, aplicaciones digitales e incluso conocemos métodos y herramientas de administración del tiempo. La acción de organizarnos, de asignar prioridades, delegar o pedir ayuda no depende de un método administrativo sino de nuestra gestión emocional. Saber cómo hacer algo es completamente inútil sin la capacidad emocional para poder hacerlo.

Veamos algunos estados emocionales que suelen estar presentes en personas que presentan problemas de falta de tiempo u organización. Para cada estado emocional haré una breve descripción de los pensamientos automáticos que disparan y/o sostienen dicho estado y las acciones y/o comportamientos en los que derivan.

Es oportuno en este momento distinguir emoción de estado emocional. Una emoción es una respuesta automática, involuntaria e inconsciente a un estímulo que deriva en una acción. Por ejemplo: ante un estímulo que me da miedo puedo huir, atacar o quedarme paralizado. Un estado emocional es una respuesta automática, involuntaria e inconsciente que se da ante un pensamiento. Cabe señalar que nuestro cerebro no distingue una situación real que en verdad está ocurriendo de un pensamiento, por lo que determinados pensamientos van a disparar determinadas respuestas emocionales y van a derivar en determinadas acciones.

Los estados emocionales tienen como característica ser más sutiles y menos observables en forma directa que las emociones, sin embargo no por ello son menos influyentes en nuestras acciones y comportamientos sino todo lo contrario, los estados emocionales nos predisponen a tomar ciertas decisiones y no otras, nos mueven en la dirección de ciertas acciones y no otras.

Veamos a continuación algunos estados emocionales que nos roban el tiempo y la capacidad de organización:

Tus pensamientos (aquello que te decís) tiene un impacto directo en tu estado emocional y tus acciones o comportamientos se desprenden de dicho estado. Además, estos pensamientos automáticos ocupan aproximadamente el 90% de tu día por lo que tienen una relación directa con tu rendimiento y satisfacción.

Como podemos observar y reconocer, en un mundo de cambios acelerados es muy fácil contagiarnos y entrar también en un estado acelerado, aumentando el estrés y entrando en estados emocionales que lejos de ayudarnos a organizar nuestros tiempos y a concretar los desafíos que se nos presentan nos predisponen a tomar decisiones y emprender acciones que terminarán por robarnos nuestro tiempo y afectando negativamente nuestra productividad, sin contar con que también se estará afectando en forma negativa nuestra salud.

En el mundo actual la mayoría de las personas viven bajo niveles de estrés sostenidos en el tiempo sin reflexionar cuanto esto afecta su productividad y salud. El aumento del distrés (estrés negativo) viene acompañado por altos niveles de cortisol que atacan directamente a las funciones ejecutivas del cerebro, entre ellas las funciones de planificación, organización, definición de metas y objetivos, aprendizaje y memoria, atención y concentración. Y a la vez que disminuyen o incluso se anulan las funciones ejecutivas se está aumentando la impulsividad y los estados emocionales restrictivos como la ansiedad, la impaciencia, la desesperación o el agobio.

Como se describió anteriormente en este artículo, no es la razón la que gobierna nuestra vida y nuestras acciones sino la emoción. Saber cómo hacer algo es completamente inútil sin la capacidad emocional para poder hacerlo.

Es por ello que el problema no es la falta de tiempo u organización, el problema radica en la incapacidad actual para gestionar los estados emocionales, una materia pendiente para vivir en el mundo actual. La buena noticia es que como toda materia pendiente existe la posibilidad de aprenderla y abordarla efectivamente.